Porady dla menedżerów wybierających system ERP

Wdrożenia oparte o korporacyjny standard ERP

W wielu wdrożeniach ERP w krajowych oddziałach międzynarodowych koncernów korzysta się z rozwiązań gotowych - tzw. korporacyjnego "template". Z takimi projektami wiąże się mnóstwo szans, ale i zagrożeń. Zarządzanie takim projektem ma swoje specyficzne uwarunkowania, związane m.in. z udziałem konsultantów zagranicznych z korporacji.

Projekty typu "roll-out" mogą być pozytywnym przełomem w życiu spółki-córki korporacji, ale często bywa wprost odwrotnie. Na szczęście nie zawsze roll-out oznacza ubezwłasnowolnienie polskiej spółki przez sztywne, nieprzystosowane do lokalnej specyfiki standardy korporacyjne.

Określeniem "roll-out" obejmuje się przedsięwzięcia polegające na wdrożeniu systemu w oparciu o gotowy, skonfigurowany już w systemie model biznesowy działania firmy. Najczęściej jest to ustalony standard działania w ramach jednej korporacji, wdrażany przy współudziale wewnętrznych konsultantów korporacyjnych, którzy opracowali rozwiązanie wzorcowe i zajmują się jego przenoszeniem na kolejne spółki grupy.

Ustandaryzowany model biznesowy może obejmować: przebieg procesów i funkcji, strukturę organizacyjną, zakresy obowiązków na stanowiskach, obieg dokumentów, system raportowania informacji oraz powiązanie elementów biznesowych z elementami systemu informatycznego (procesy i funkcje, systemowe struktury organizacyjne, dane podstawowe, dane operacyjne i sterujące, system uprawnień, system raportowania itd.).

Z punktu widzenia korporacji ujednolicenie systemów ERP ma wiele zalet. Korzystanie ze wspólnego wzorca ERP oznacza jednolity system raportowania danych, a także wprowadzenie dobrych praktyk zarządzania, sprawdzonych w innych krajach i uwzględnionych we wzorcu korporacyjnym. Jeśli nawet nie jest to fizycznie jedna instalacja systemu dla kilku krajów, to sam fakt korzystania z tego samego rozwiązania umożliwia przepływ know-how pomiędzy oddziałami.

W grę wchodzą także kwestie finansowe. Globalny koszt utrzymania zintegrowanego systemu jest niższy, niż gdyby każdy oddział używał innego systemu. Także włączenie kolejnych oddziałów do systemu korporacyjnego może być tańsze dzięki wykorzystaniu gotowych rozwiązań oraz zaangażowaniu korporacyjnej ekipy wdrożeniowej.

W praktyce wdrożenie korporacyjnej koncepcji napotyka trudności, wynikające m.in. z różnych regulacji prawnych i różnic między oczekiwaniami centrali a potrzebami oddziału.

W wielu krajach realia prawne mogą znacznie odbiegać od modelu przyjętego w korporacyjnym wzorcu. Polska jest tu znakomitym przykładem. Jeśli nie uwzględni się tego podczas wdrożenia, życie z niedostosowanym do przepisów prawnych systemem ERP może się okazać prawdziwą udręką dla oddziału. Problemem może okazać się dostosowanie systemu zwłaszcza w sytuacji, gdy w polskim oddziale brak jest uprawnień do wprowadzania modyfikacji w systemie korporacyjnym. Zdalna współpraca z centrum kompetencyjnym w centrali może być niewystarczająca.

Znane są przykłady korporacji, które wdrożenia w polskich oddziałach próbowały realizować wyłącznie za pomocą korporacyjnych konsultantów. Wewnętrzni specjaliści mieli szczere chęci i dużą wiedzę na temat systemu ERP i jego konfiguracji. Projekt się rozpoczynał, trwała faza koncepcji i do pewnego etapu nie było problemów. Kłopoty zaczynały się, gdy konsultanci napotykali problemy związane z meandrami polskiego prawa.

Chcąc uniknąć takich problemów w trakcie projektu, już podczas przygotowań do wdrożenia należy uwzględnić udział lokalnej firmy wdrożeniowej. Polska nie jest jedynym krajem, w którym korporacje wspierają się zewnętrznymi firmami. Pozostaje tylko przekonać centralę, że polska specyfika prawna jest na tyle zawiła, że okazjonalne wsparcie firmy konsultingowej już po zakończeniu projektu nie jest rozwiązaniem, a jedynie "łataniem dziur".

Na lokalną specyfikę prawną trzeba zwrócić uwagę w największym stopniu w szeroko pojętych finansach (rachunkowość finansowa, środki trwałe, zarządzanie płynnością). Innym ważnym obszarem są kadry i płace (w tym administracja kadrami i rozliczanie płac), tym bardziej, że zmienność polskiego prawa w tym zakresie jest wręcz przysłowiowa.

Wiedza o szansach i zagrożeniach związanych z roll-outami pozwala odpowiednio przygotować i poprowadzić wdrożenie korporacyjne. Efektem jest system zgodny z wymaganiami koncernowymi i lokalnymi, elastycznie dostosowywany do zmian, rozwiązanie pomagające użytkownikom w codziennej pracy, a korporacji na bieżąco dostarczające cennych raportów.