Porady dla menedżerów wybierających system ERP

Korzyści z ERP: zarządzanie kapitałem ludzkim

Decyzja o wdrożeniu systemu IT w obszarze HR często zapada niezależnie od "głównego" projektu ERP, a wynika głównie z potrzeby automatyzacji powtarzających się działań kadrowych i płacowych (zatrudnianie i zwalnianie, tworzenie zestawień kadrowych, rejestracja pracowników w ZUS, rozliczanie listy płac, generowanie dokumentów rozliczeniowych dla ZUS i urzędów skarbowych).

Wspomniane funkcje te realizuje wiele dostępnych w Polsce systemów informatycznych. Jednocześnie istotna część systemów ERP (zwłaszcza tych ze "średniej półki") nie posiada rozbudowanych funkcji HR. Dlatego sporo firm zdecydowało się wdrożyć system HR innego producenta niż posiadany system ERP. Rodzi to dwojakie problemy: wyzwania i koszty związane z integracją dwóch zupełnie różnych systemów a także utrata korzyści wynikających z pełnej spójności rozwiązań finansowych i operacyjnych oraz kadrowo-płacowych. Tylko jeden spójny system jest w stanie dać możliwość planowania zatrudnienia w powiązaniu z przewidywanymi potrzebami przedsiębiorstwa.

Zaawansowany system HR umożliwia sprawną i efektywną administrację kadrami i pełną kontrolę kosztów osobowych. Poprzez automatyzację rutynowych czynności kadrowych (administracja kadrami - urlopy, zwolnienia, czas pracy, oraz niezawodny, rzetelny system płac). System umożliwia więc zmniejszenie obciążenia działów osobowych, pozwalając na redukcję kosztów ich utrzymania.

Idźmy jednak dalej. Co prawda HR przez wielu nie jest postrzegany jako obszar, na którego optymalizacji firma wiele może zarobić. Stąd liczne wdrożenia systemów HR ograniczają się do funkcji administracji kadrami i naliczania płac. Tymczasem od systemu IT możemy oczekiwać znacznie więcej. System informatyczny powinien nie tylko pozwalać redukować koszty procesów kadrowych, ale winien wspierać kompleksowo zarządzanie kapitałem ludzkim firmy, przy uwzględnieniu długoterminowych aspektów tego zarządzania.

Zwłaszcza w firmach zatrudniających dużo pracowników, wsparcie zarządzania czasem pracy może być tym obszarem, w którym system IT dużo wniesie. Ścisła kontrola czasu pracy z uregulowaniami to nie tylko gwarancja zgodności z uregulowaniami prawnymi. To także możliwość oceny efektywności poszczególnych pracowników, co z kolei wiąże się z możliwością powiązania z systemem wynagrodzeń. Personel, "chroniony" przez system przed niezgodnym z prawem obciążeniem, zachęcany przez odpowiedni system motywacyjny, pracuje lepiej, efektywniej i jest mniej skłonny do zmiany pracy.

Im bardziej mowa o wykwalifikowanych pracownikach i odpowiedzialnych stanowiskach, tym większe jest znaczenie zaawansowanych funkcjonalności HR, zwłaszcza tzw. "miękkich" funkcji HR (jak rekrutacja, zarządzanie szkoleniami, ścieżkami karier). W niektórych obszarach efekty ekonomiczne są oczywiste (np. usprawnienie procesu rekrutacji), w innych - długofalowe i nie zawsze mierzalne, ale nie do zlekceważenia (np. wzrost zadowolenia pracowników dzięki sprawniejszemu zarządzaniu ścieżkami ich karier).

Za przykład mogą posłużyć funkcje planowania zasobów ludzkich. Dobrze zdefiniowana w systemie struktura organizacyjna, wraz z przypisanymi stanowiskami, jest punktem wyjścia do zarządzania rozwojem pracowników. Dla każdego pracownika można opracować profil kwalifikacji na podstawie katalogu kwalifikacji. Ten sam katalog posłuży zdefiniowaniu wymagań dla wszystkich stanowisk. Pracownik ma także pewne zainteresowania i preferencje w zakresie podnoszenia swoich kwalifikacji. Dzięki rożnym zestawieniom kwalifikacji, wymagań i preferencji relatywnie łatwo znajdujemy odpowiedzi na pytania typu: Czy posiadany przez firmę potencjał kadrowy może zaspokoić bieżące zapotrzebowanie na wykwalifikowanych pracowników? Jak zaplanować w maksymalnie efektywny sposób szkolenia pracowników, by utrzymać ich motywację i zagwarantować ciągły wzrost kwalifikacji?

Jak zaplanować karierę pracownika, by obie strony (firma i pracownik) były usatysfakcjonowane?

Nawet jeśli system HR w pierwszej kolejności ma objąć jedynie podstawowe funkcje, wybierając jego dostawcę zdecydowanie warto zapoznać się z innymi, bardziej zaawansowanymi funkcjonalnościami danego rozwiązania. Jeśli teraz zdecydujemy się na ograniczony system, utracimy możliwości daleko idących usprawnień w przyszłości.