Porady dla menedżerów wybierających system ERP

Metodyka wdrożeniowa

W części "Zagrożenia dla sukcesu projektu ERP" piszemy głównie o sytuacjach, gdy firmie lub jej partnerowi wdrożeniowemu brakuje kompetencji lub chęci do realizacji projektu. Nawet jednak kompetencje, wola i determinacja nie wystarczą, by zapewnić powodzenie.

Podobno zdarzały się projekty ERP prowadzone bez wyraźnego planu. Firma konsultingowa zbierała wymagania klienta, konfigurowała, konfigurowała, testowała... aż się uda i będzie można w systemie zarejestrować pierwszą fakturę. Jeśli takie sytuacje rzeczywiście miały miejsce, to można powiedzieć, że uruchomienie systemu było bardziej dziełem przypadku, niż zaplanowanego działania.

Oprócz początkowego zapału pracowników, wizji nowego sposobu funkcjonowania firmy, wiedzy merytorycznej konsultantów, potrzebna jest dokładna metoda wdrożenia, która krok po kroku zdefiniuje - jakie prace, kiedy i kto będzie musiał wykonać. Metoda taka musi być sprawdzona, oparta na solidnych podstawach i mieć potwierdzoną skuteczność.

W tym sensie dobra metodyka wdrożeniowa jest niezbędnym elementem, w znaczny sposób zwiększającym prawdopodobieństwo powodzenia projektu, w postaci uruchomienia systemu ERP w zaplanowanym zakresie, terminie i budżecie.

Wiele firm ocenia, że "my jesteśmy inni, u nas standardowe podejście się nie sprawdzi". Oczywiście, każdy projekt ERP ma swoją specyfikę. Jednak dla większości aspektów wdrożenia rodzaj obsługiwanej przez system działalności, model biznesu firmy nie ma tak wielkiego znaczenia. Rolą partnera wdrożeniowego jest, by w każdym kolejnym przedsięwzięciu wykorzystywać najlepsze praktyki i doświadczenia z innych wdrożeń. Doświadczenia
te są niezmiernie pomocne, bo w odróżnieniu od klienta, który wdraża system ERP po raz pierwszy czy drugi, firma wdrożeniowa robi to po raz dziesiąty, dwudziesty, pięćdziesiąty.

Metodyka wdrożeniowa powinna precyzyjnie definiować fazy projektu, strukturę organizacyjną, sposób prowadzenia prac, kontroli postępów wdrożenia, podejmowania decyzji, rodzaje i sposób przygotowania dokumentów projektowych. Szczegółowe opisanie ról w projekcie, podziału prac między strony projektu powinno zapobiec ewentualnym sporom podczas prac.

Analiza przyczyn problemów, występujących w trakcie wdrożeń systemów ERP, wskazuje, że wiele z nich związanych jest z kwestią integracji poszczególnych funkcjonalności. Warto zwrócić uwagę, jak proponowana metodyka zakłada osiągnięcie pełnej integracji różnych obszarów wdrażanego systemu. Prawdziwą wiedzę na ten temat zdobywa się tylko poprzez doświadczenie wynikające ze zrealizowanych wdrożeń. Stąd też zasadniczą wartością, jaką wnosi doświadczona firma wdrożeniowa, jest wiedza o tym, jak wdrożyć system, aby otrzymane rozwiązanie było w pełni zintegrowane i wspierało procesy biznesowe, a nie jedynie poszczególne funkcje przedsiębiorstwa.

Sposób prowadzenia prac wdrożeniowych integralnie łączy się z "miękkimi" elementami projektu - motywowaniem ludzi, komunikacją w ramach projektu, a także zarządzaniem zmianą. Więcej na ten temat w części "Miękkie aspekty projektu wdrożeniowego".

Specyficznym przypadkiem projektów ERP są wdrożenia oparte na korporacyjnym wzorcu systemu, najczęściej prowadzone w oddziałach międzynarodowych korporacji. W tych tzw. "roll-outach" często korzysta się z metodyki wypracowanej na bazie doświadczeń danego koncernu. Realizacja projektów typu roll-out wiąże się z całym zespołem właściwych sobie zagadnień - specyficznymi uwarunkowaniami, zagrożeniami i szansami. Więcej na ten temat w części "Wdrożenia oparte o korporacyjny standard ERP".