Porady dla menedżerów wybierających system ERP

"Miękkie" aspekty projektu wdrożeniowego

Każde, nawet najlepiej przygotowane przedsięwzięcie informatyczne, prowadzone przez kompetentną firmę wdrożeniową, może zakończyć się fiaskiem - jeśli nie weźmie się pod uwagę czynnika ludzkiego.

Projekt dotyczy firmy, a firma to ludzie. We wdrożeniu uczestniczą ludzie z różnych działów, mający często rozbieżny punkt widzenia, odrębne "interesy" w organizacji, sobie właściwe wizje i obawy. Zmiany związane z wdrożeniem budzą wiele nadziei, ale i obaw. Dla wielu pracowników projekt ERP wiąże się z dużym dodatkowym obciążeniem - do ich codziennych obowiązków przez kilka czy nawet więcej miesięcy dochodzą dodatkowe zadania wynikające z udziału w projekcie.

Aby uruchomić tę skomplikowaną ludzką "maszynę" w ruch, trzeba odpowiednio motywować jej członków, nie zapominając o właściwej komunikacji i informacji.

Brak motywacji pracowników przyczynił się do niepowodzenia lub co najmniej wystąpienia problemów w niejednym projekcie wdrożeniowym. Sposobów zachęcenia do dodatkowej pracy podczas wdrożenia jest wiele i bynajmniej nie ograniczają się one do większego wynagrodzenia pieniężnego. Zlekceważenie kwestii systemu motywacyjnego może jednak doprowadzić nawet do sabotowania prac wdrożeniowych przez pracowników.

Sposób zarządzania przepływem informacji o wdrożeniu ERP ma istotny wpływ nie tylko na przebieg prac projektowych, ale także na to, jak nowe rozwiązanie zostanie przyjęte przez interesariuszy projektu.

Dlatego kolejną ważną rzeczą jest stworzenie systemu komunikacji, obejmującego wszystkie szeroko rozumiane strony projektu - członków zespołów wdrożeniowych, kierownictwo firmy, "postronnych" pracowników, otoczenie biznesowe firmy. To właśnie sposób komunikacji o projekcie ERP ma duży wpływ na to, czy wdrożenie nowego systemu będzie postrzegane jako zmiana na lepsze czy na gorsze.

W tworzeniu systemu komunikacji ważne jest, by w przemyślany sposób określić: grupy odbiorców, ich zapotrzebowanie informacyjne, sposób przygotowywania i przekazywania informacji. Arsenał środków, które można zaprząc do pracy, jest bardzo duży - zebrania, e-maile, e-newslettery projektowe, strony intranetowe, biuletyny, a także "miękkie" środki oddziaływania - nieformalne spotkania, czaty i inne.

Stworzenie systemu komunikacji jest zadaniem nie tylko dla kierownictwa projektu ERP, ale i dla osób odpowiedzialnych za komunikację wewnętrzną oraz zewnętrzną (PR, marketing). Sukces projektu, postęp osiągnięty dzięki wdrożeniu, można zdyskontować, informując otoczenie biznesowe o zmianach. Dzięki temu udany projekt ERP ma szanse aktywnie kształtować pozytywny wizerunek firmy wśród kontrahentów.

Komunikacja i motywacja łączy się z tematem zarządzania zmianami. Projekty ERP są przecież nierozerwalnie związane ze zmianami organizacyjnymi. Wdrożenie ERP w pewnym sensie wymusza wiele zmian. I odwrotnie, liczne projekty ERP wynikają wprost ze zmian (takich jak konsolidacja, fuzja jednostek, budowa nowego zakładu, wejście na nowy rynek itd.).

Ponieważ wdrażamy system zintegrowany, zmiana w jednym obszarze może wiązać się z koniecznością zmian w wielu innych procesach w firmie, nawet jeśli nie są one bezpośrednio objęte wdrożeniem. Fakt ten rodzi wiele wyzwań dla kierownictwa projektu.

Aktywne i świadome zarządzanie zmianami organizacyjnymi, które wiążą się z nowym rozwiązaniem, pozwala na bardziej płynne uruchomienie systemu. I tu znów wracamy do motywacji i komunikacji. Odpowiednie planowanie, szkolenia, instrukcje, podkreślanie zalet takich jak oszczędności czasu lub zmniejszenie liczby błędów w procesie - to ważne elementy, które uczynią wdrożenie wyzwaniem łatwiejszym do pokonania.

Dzięki właściwemu zarządzaniu zmianami podczas wdrożenia, zwiększamy akceptację nowego modelu działania wśród pracowników. Akceptację niezbędną do tego, by ludzie umieli i chcieli korzystać z nowego narzędzia. Bez tego nie można by mówić o pełnym sukcesie projektu ERP, jakim jest usprawnienie działalności firmy.