Porady dla menedżerów wybierających system ERP

System ERP - co może i ile jest wart?

Dobrze wdrożony i efektywnie wykorzystywany system ERP jest podstawą do wzrostu wartości przedsiębiorstwa. Dzięki ERP cała firma może zacząć pracować na wyższych obrotach. Pulę korzyści można zgarnąć niezależnie od tego, czy decyzja o wdrożeniu została podjęta przez korporację - centralę zagraniczną spółki, czy była to samodzielna i świadoma decyzja zarządu firmy.

Zanim przejdziemy do krótkiego przeglądu korzyści z ERP w poszczególnych obszarach firmy, nawiążmy do zagadnień, które często budzą emocje na etapie planowania wdrożenia systemu ERP. Czy ERP uporządkuje, zdynamizuje, zdestabilizuje czy może usztywni firmę? Czy fakt posiadania systemu sam w sobie zwiększy rentowność firmy? No i wreszcie - ile warto wydać na wdrożenie oraz czy można oszacować, ile firma zarobi dzięki systemowi?

System ERP jest "tylko" narzędziem, i "aż" narzędziem służącym lepszemu zarządzaniu. Warto, by zarząd i inni kluczowi pracownicy byli świadomi, że sam w sobie nie jest panaceum i gwarancją powodzenia. Celem zarządu jest optymalizacja zysku firmy i wzrost jej wartości. Realizacja tych celów zależy m.in. od takich kwestii jak dobry system obsługi klientów, wysoka rentowność produkcji i sprzedaży, efektywne zarządzanie środkami pieniężnymi. System dostarcza narzędzia wsparcia w decyzjach i działaniach, mających wpływ na wyniki ekonomiczne firmy. Nie gwarantuje jednak uniknięcia problemów w wymienionych obszarach. To od menedżerów, którzy systemu używają i podejmują decyzje na podstawie danych z ERP, zależy czy klienci będą lepiej obsługiwani, czy firma będzie produkować taniej i czy kondycja finansowa firmy będzie dobra.

We wdrożeniu ERP nie chodzi o to, by uruchomić system, bezbłędnie wspierający obecny model funkcjonowania firmy. Jeśli zdecydujemy się tylko na odzwierciedlenie w systemie dotychczasowego sposobu działania, osiągnięty postęp będzie niewielki. Będziemy działać tak jak dotychczas, tylko nieco sprawniej (dzięki np. automatyzacji księgowań czy uporządkowaniu kartoteki kontrahentów).

Żeby system ERP budował prawdziwą przewagę konkurencyjną, jego wdrożeniu musi towarzyszyć wprowadzenie nowych, efektywniejszych praktyk zarządzania. Obszary zmian mogą być różne w zależności od etapu rozwoju firmy i jej kultury zarządzania, a także od strategii firmy, z której wynikają cele wdrożenia. W jednym przedsiębiorstwie przełom przyniesie wprowadzenie efektywnego systemu kontrolingu, inne skoncentruje się na nowym modelu planowania w oparciu o prognozy popytu, a w jeszcze innym nową wartością będzie wprowadzenie kompleksowej karty wyników (Balanced Score Card).

Powiązanie ze stroną biznesową dobrze widać na przykładzie wdrożeń w firmach wielozakładowych czy grupach kapitałowych, gdzie projekt ERP bywa skoordynowany z reorganizacją grupy, ujednoliceniem sposobu działania, centralizacją wybranych funkcji (np. produkcji, handlu i marketingu czy rozliczeń z kontrahentami).

Niezależnie od obszaru, wdrożenie systemu ERP jest unikalną okazją do urzeczywistnienia takich fundamentalnych zmian. Zaś oderwanie projektu ERP od strony biznesowej grozi być może kolejną w historii firmy drogą inwestycją, której opłacalności nikt nie może być pewny.

Na system ERP warto wydać mniej więcej tyle, ile na nim zarobimy. Można zaryzykować taką banalną odpowiedź na pytanie, które dręczy menedżerów odpowiedzialnych za inwestycje w ERP. Rozsądek każe traktować ERP na równi z innymi inwestycjami - dla każdego jest oczywiste, że budowa nowego zakładu czy wprowadzenie nowej technologii produkcji będzie opłacalne, jeśli się zwróci. Pozostaje tylko pytanie, jak wycenić korzyści z użytkowania systemu ERP?

Prostym sposobem na ich oszacowanie jest odwrócenie problemu. Można oszacować straty wynikające z braku systemu ERP. Przykładowo: niedostateczna informacja o stanie zapasów czy niemożność realizacji zamówień oznaczają odpływ klientów i mniejsze możliwości zdobycia nowych. Niedokładna informacja o rentowności oznacza brak rzetelnych podstaw do decyzji o zmianach w portfelu produktów, o rozwoju nowych rynków czy o zmianach w systemie rabatów dla klientów. Brak dobrych prognoz płynności oraz narzędzi kontroli spływu należności wykluczają efektywną gospodarkę finansami. Sumę kwot, uzyskanych w wyniku przemnożenia szacowanych wartości utraconych korzyści oraz prawdopodobieństwa ich wystąpienia w poszczególnych obszarach, można traktować jako wartość utraconego zysku, jaki moglibyśmy osiągnąć, używając w tym czasie system ERP.

Warto w tym miejscu wspomnieć, że część korzyści jest znacznie trudniejsza do oszacowania. Wdrożenie systemu ERP wymusza jasne rozdzielenie kompetencji i odpowiedzialności pracowników oraz określenie współzależności pomiędzy działami. Usprawnia też przepływ informacji pomiędzy działami czy oddziałami terenowymi przedsiębiorstwa. W rezultacie zwiększa się efektywność działania całej firmy, a to stymuluje dalszy przyrost wartości przedsiębiorstwa.