Porady dla menedżerów wybierających system ERP

Sztuka wyboru właściwej oferty

Każdy dostawca będzie przekonywał nas, że to jego rozwiązanie jest najlepsze i najbardziej pasujące do naszych potrzeb. Na rynku jest dostępnych tak wiele ofert, że trudno sobie wyobrazić porównywanie wszystkich możliwych systemów i nawet najbardziej doświadczonych ich dostawców. Jak wybrać dobrze i nie stracić roku, dwóch, trzech na jałowych prezentacjach i rozmowach?

Zbyt liczny wybór jest wrogiem dobrego wyboru, dlatego warto zawęzić liczbę potencjalnych oferentów do kilku. Prosta orientacja na rynku (choćby za pomocą Internetu), np. z jakich systemów korzystają najlepsi w danej branży, kto ma doświadczenie z wdrożeń danego rozwiązania - powinny wystarczyć do wstępnego wytypowania wąskiego grona dostawców, z którymi warto dalej rozmawiać.

W wyborze systemu ERP nie warto koncentrować się na porównywaniu samej funkcjonalności, potrzebnej firmie w danym momencie. O przewadze konkurencyjnej mogą decydować rozwiązania, które będziemy rozwijać rok, dwa po wdrożeniu głównego zakresu ERP. Poza tym o wartości danego rozwiązania decydują także inne czynniki niż bogactwo funkcjonalności - stabilność producenta, dostępność serwisu i specjalistów wdrożeniowych i inne.

Doświadczonych firm wdrożeniowych jest zapewne wiele - jak wybrać tę jedną? Warto poznać i dokładnie sprawdzić doświadczenie, referencje firmy - według biblijnego stwierdzenia "poznacie ich po ich owocach". Wybierając np. między dwoma najlepszymi oferentami warto poświęcić czas na poznanie sposobu pracy firmy wdrożeniowej z klientami, ludzi którzy będą realizować projekt.

Dostawcy stosują wiele chwytów, by utrudnić klientowi rzetelny wybór oferty. Ukrywanie kosztów, które i tak będzie trzeba ponieść, fikcyjne i naciągane referencje od klientów - to tylko niektóre tricki z tego arsenału. Bezkrytyczne przyjmowanie w dobrej wierze tego, co napisał dostawca, może być źródłem przyszłych kłopotów. Ponieważ mamy z nim wspólnie pracować nad, być może najważniejszym projektem w firmie w danym roku, warto uważnie czytać oferty, zadawać pytania, sprawdzać referencje. Trud włożony na tym etapie przygotowań projektu zaprocentuje w przyszłości.

Wielu dostawców systemów ERP potrafi kusić niską ceną wdrożenia. Jeśli przy porównaniu ofert nie weźmiemy pod uwagę kwestii ryzyka realizacji wdrożenia z poszczególnymi oferentami, istnieje niebezpieczeństwo wyboru oferty tańszej, ale związanej z dużym prawdopodobieństwem fiaska projektu. Tymczasem są proste sposoby oszacowania ryzyka wdrożenia z danymi dostawcami. Taką informację można wykorzystać do porównania ofert.

Systemy prekonfigurowane, a także usługi outsourcingowe są postrzegane jako sposób na obniżenie bariery wejścia w duże, bogate rozwiązania ERP. Wokół obu tych tematów narosło wiele kontrowersji i mitów. Dla zwolenników są one panaceum na wszystkie przeciwności, dla drugich - jedynie marketingowym chwytem. Czy decyzja o użyciu systemu prekonfigurowanego we wdrożeniu jest właściwa? Czy dobrze jest kupować system ERP w modelu outsourcingu? Nie ma jednej recepty dla wszystkich. Rzetelne odpowiedzi na te pytania zależą od specyfiki i strategii danej firmy.